プロジェクト情報共有ツールとしてのwiki
関わってる息の長い大規模案件でプロジェクト情報共有ツールで自分がその案件に関わる前からwikiを使ってる。何となくは機能しているのだけど、そんなに活用されているわけでもなく、あちらこちらで似たような問題が頻発しているのでこの際wikiをもっと積極的に使って情報共有を進めてみることに。。ただ実際に使い始めると色々と出てくるわけで。
■課題と思われる点
- wikiを実際に使ってみると解るのだけど、wikiでサイトを作るとサイトを構造化しにくいのでナビゲーションを使っての必用情報への到達というのが難しく、割と検索に頼る事になるので、ちょっと敷居が高い。また目的のワードが解っていないと検索がそもそも成り立たない。
- ちょっと記事を追加してみようと思うと記法の部分で軽くつまずいて、なかなか思うように書けず調べたりしてると時間が喰われるので書かなくなってしまう。
- 色んな人が記事を書くと記事の粒度がばらばらに･･･。そしてノイズが増える為に検索性が悪くなりアクセシビリティが落ちる。
- 使ってくれない、書いてくれない
以上のような課題があるなぁというのが自分で少し管理し始めて思ったこと。wikiの設置の仕方などは調べればすぐ出てくるけれど、情報共有をうまく進めるためのノウハウというのは調べてもなかなか出てこないもので…。
とりあえず上記の課題を解決する為の施策として立てたのが下記。
■課題解決の為の施策
ダッシュボードというのはリンク集のことで、PM用のダッシュボード、SE用のダッシュボードという使用者ごとに良く調べられるページを網羅したページを用意しブックマークしてもらい、利用率を上げる施策。またそれをカスタマイズして自分が良く見るページ等を足したい場合は自分用のダッシュボードを作ってもらう。
運用の目的は下記のように定めているので、それ以下の方針だったり想定利用者だったりはそこからブレイクダウンしてみたり。
「本wikiは、○○プロジェクトに関わる
ルール、手順、インフラ環境、過去事例等の情報共有と、
情報共有にまつわるコミュニケーションコストの低減、
プロジェクトの効率化を目的とする。」
コミュニケーションコストの低減を目的としているので、引継ぎや受け入れはwiki上でフレームワーク化して、実際教育される側がそのフレームワークを見ながら足りない部分は足していくというのも指針として盛り込んでみた。
またノイズを減らす意味で、載せるべき記事の線引きとしてはgoogleで検索して載っている情報は載せないというのを一つのラインにもしてみた。
･･･というような感じで運用を進めている最中だけれどうまくいくのやら。結局は普段質問を受ける人達をメインのライターにし、質問をしたり、新人だったりする人達に如何にwikiを読ませるかというのが達成すべき事なんだろうなぁ。
